Phần mềm kế toán thường bao gồm quản lý các lĩnh vực như các báo cáo tài chính, tài khoản phải trả và phải thu, ngân hàng và hoá đơn bán hàng cơ bản,…. Giải pháp ERP bao gồm nhiều mô-đun và kế toán là một trong số đó. Các mô-đun khác bao gồm chuỗi cung ứng, quản lý khách hàng, quản lý kho , quản lý kho hàng, sản xuất, nhân sự, bán hàng, mua hàng , v.v.
Tuy nhiên, nhiều người sử dụng thuật ngữ “phần mềm kế toán” và “phần mềm ERP” nhầm lẫn với nhau. Trong blog này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về sự khác biệt giữa phần mềm kế toán và giải pháp ERP.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết sự khác biệt giữa phần mềm kế toán và phần mềm ERP:
Khi thế giới ngày càng phát triển, mọi thứ chuyển động nhanh hơn, kỳ vọng của khách hàng về cá nhân hóa sản phẩm ngày càng cao và dữ liệu cần quản lý ngày càng tăng, thì phần mềm hỗ trợ hiệu quả hoạt động của các quy trình kinh doanh cốt lõi là rất quan trọng. Các công ty cũng cần các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng ngành cụ thể. Đó cũng chính là một yếu điểm của phần mềm kế toán-tài chính vì chúng chỉ đáp ứng được những nhu cầu hạn chế khi so sánh với giải pháp ERP toàn diện.
Đôi khi mọi người nhầm lẫn khi sử dụng thuật ngữ phần mềm kế toán và phần mềm ERP. Trên thực tế, phần mềm kế toán và báo cáo tài chính là một phần nhỏ của hệ thống ERP. Điều quan trọng là cần biết sự khác biệt. Vì vậy, chúng ta hãy cùng xem xét kỹ hơn.
Mỗi phần mềm kế toán là chưa đủ
Hầu như mọi doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán. Vậy phân hệ kế toán ERP tốt hơn phần mềm kế toán ở điểm nào?
Cách đây không lâu, QuickBooks, Sage và Dynamics GP là những công ty dẫn đầu về phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng nhu cầu về phần mềm ERP trở nên rõ ràng hơn khi các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt, khách hàng mong đợi sự phản hồi nhanh hơn và yêu cầu tùy chỉnh nhiều hơn.
Phần mềm kế toán có thể đảm nhiệm các chức năng kế toán tiêu chuẩn, một số báo cáo. Tuy nhiên, các gói kế toán tiêu chuẩn mà các doanh nghiệp sử dụng trong nhiều năm không có nhiều thông tin để tổng hợp và ra các báo cáo dự đoán xu hướng tương lai.
Các tính năng quản lý tài chính và kế toán có trong các giải pháp ERP cung cấp thông tin theo thời gian thực và được tích hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để đưa ra quyết định tốt hơn. Khả năng hiển thị báo cáo theo thời gian thực trên toàn doanh nghiệp cung cấp cái nhìn chính xác, chi tiết về hoạt động mua hàng, sản xuất, vận chuyển hàng tồn kho và quản lý kho.
Phần mềm kế toán không thể mở rộng quy mô theo tốc độ tăng trưởng của công ty vì nó hoạt động trên cơ sở dữ liệu độc quyền. Các giải pháp độc lập không được xây dựng để kết nối các quy trình trên toàn công ty và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về trạng thái của các quy trình đó. Kết quả là, nhà quản lý không thể cập nhập kịp thời thông tin về hoạt động kinh doanh, làm cho thời gian để đưa ra các quyết định chiến lược dài hơn.
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning – ERP) là một loại phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý rủi ro và vận hành chuỗi cung ứng,…. Hệ thống ERP hoàn chỉnh giúp tăng năng suất doanh nghiệp, hỗ trợ doanh lập kế hoạch, lập ngân sách, dự đoán và báo cáo về kết quả tài chính của tổ chức.
Hệ thống ERP cũng có thể được tuỳ chỉnh – các giải pháp phù hợp với đặc thù của các ngành, doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có được khả năng hiển thị và kiểm soát, mở rộng quy mô và khả năng cạnh tranh trong môi trường ngày nay.
Phần mềm doanh nghiệp ERP cung cấp một hệ thống thông tin toàn diện, quản lý tất cả duy nhất chỉ trên một phần mềm. Phần mềm kế toán ERP đồng bộ dữ liệu trong việc bán hàng và hàng tồn kho, phát hiện những thiếu sót trong quy trình và tăng năng suất.
Có thể thấy, phần mềm ERP có những tính năng của phần mềm kế toán và hơn thế nữa. Yếu tố quan trọng thúc đẩy khi lựa chọn phần mềm kế toán ERP là nâng cao năng suất, khả năng mở rộng và tính chi tiết của dữ liệu.
Xem thêm: 8 lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp, Ngành nào phù hợp ứng dụng hệ thống ERP?
Phần mềm kế toán so với phần mềm ERP
Có 5 điểm khác biệt có thể thấy rõ khi so sánh phần mềm kế toán với ERP.
Giải pháp ERP giống như một bộ sưu tập Lego
Giải pháp ERP giống như một bộ sưu tập Lego, trong đó kế toán là một mảnh ghép.
Những gì hệ thống ERP cung cấp vượt xa phần mềm kế toán. Hệ thống ERP cung cấp khả năng quản lý tổng thể. Quản lý tài chính – kế toán trong hệ thống ERP mang đến cái nhìn toàn cảnh cho doanh nghiệp như Quản lý các báo cáo tài chính, doanh số bán hàng, dự tính mua hàng, số lượng hàng tồn kho, v.v.
Phần mềm kế toán không được xây dựng cho các nhu cầu cụ thể của ngành
Một ví dụ cho thấy rõ điều này: Phần mềm kế toán có khả năng trong việc theo dõi hàng tồn kho cho các doanh nghiệp sản xuất và phân phối nhưng khá hạn chế, do phụ thuộc vào các tiện ích bổ sung khó sử dụng của bên thứ ba. Trong khi giải pháp ERP cung cấp đầy đủ các công cụ quản lý hàng tồn kho và rất nhiều các tính năng cho các nhà sản xuất và nhà phân phối. Với ERP sản xuất, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực để giảm chi phí lưu kho, đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn cũng như giảm chi phí nhân công. Không những thế, các giải pháp ERP quản lý liền mạch toàn bộ hệ thống thực thi tại xưởng sản xuất. Giải pháp ERP cũng cho phép bạn quản lý BOM, lập kế hoạch sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, tài nguyên sản xuất, vận chuyển cung ứng, v.v. Trong khi đó, phần mềm kế toán không thể cung cấp khả năng quản lý sản xuất.
Phần mềm nào cũng có thể quản lý tài chính-kế toán, ngành nghề nào cũng cần quản lý tài chính-kế toán nhưng ERP không chỉ quản lý tài chính-kế toán mà còn quản lý tổng quan mọi thứ, tất cả trong một phần mềm. Đồng thời, phần mềm ERP có thể tuỳ chỉnh để phù hợp với đặc thù của nhiều ngành nghề.
Phần mềm kế toán không phải lúc nào cũng tuân thủ GAAP, VAS
Nhiều giải pháp kế toán (kể cả một số giải pháp phổ biến) không tuân thủ GAAP hoặc gặp khó khăn trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn GAAP – đây là một lỗ hổng phần mềm mà nhiều công ty đang phát triển có thể mắc phải.
Trong quá trình tìm hiểu về giải pháp ERP doanh nghiệp nên hỏi nhà cung cấp xem phần mềm của họ có tuân thủ các tiêu chuẩn GAAP hay không, luật thuế và quy định tài chính như thế nào. Khi doanh nghiệp có thể yêu cầu tinh chỉnh, xây dựng phân hệ kế toán-tài chính chuẩn GAAP, VAS nếu cần thiết.
Phần mềm kế toán không tích hợp cùng quản lý bán hàng và CRM
Giải pháp ERP tích hợp quản lý bán hàng, xử lý đơn hàng cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng. Các giải pháp ERP có mô-đun CRM cho phép doanh nghiệp quản lý, truy cập thông tin khách hàng nhanh chóng, thuận tiện. Trong khi đó, phần mềm kế toán không có những khả năng này.
Việc cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và tính di động của phần mềm kế toán có giới hạn
Hệ thống ERP tích hợp tất cả thông tin tài chính trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Bằng cách cung cấp giải pháp tích hợp cho nhiều quy trình kinh doanh, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp bỏ đi các công cụ bên ngoài để quản lý yêu cầu của các bộ phận khác nhau. Hơn nữa, dữ liệu toàn công ty luôn được cập nhật trên đám mây để mọi người, mọi lúc có thể truy cập thông tin theo thời gian thực kể cả bằng thiết bị di động. Hệ thống ERP kết nối mọi bộ phận của doanh nghiệp để thông tin được chính xác và chi tiết nhất, hỗ trợ mọi quyết định, mọi lúc.
Kết luận
Khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp yêu cầu tích hợp tốt hơn, ERP dường như đang nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường phần mềm kế toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp đang phát triển. Với nhu cầu ngày càng tăng, khi QuickBooks không thể đáp ứng được nữa, doanh nghiệp cần tìm kiếm phần mềm ERP cung cấp chức năng kế toán, vận hành để quản lý các quy trình kinh doanh đa dạng. Việc đầu tư vào hệ thống ERP trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp.
Đơn vị tư vấn triển khai ERP hiệu quả
Việc lựa chọn một đơn vị đối tác đáng tin cậy để triển khai hệ thống ERP là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào sẵn sàng tiến hành dự án ERP. Lựa chọn đúng đối tác có thể ảnh hưởng lớn đến sự thành công, chi phí và chất lượng của việc triển khai này. Những đối tác ERP là những chuyên gia hoặc tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến ERP, bao gồm việc chọn lựa phần mềm, tùy chỉnh, đào tạo, hỗ trợ và bảo trì cho hệ thống ERP của bạn. Có một số yếu tố quan trọng bạn nên xem xét khi lựa chọn đối tác ERP. Đầu tiên, hãy xem xét số lượng dự án đã hoàn thành của họ và số lượng doanh nghiệp trong ngành đã sử dụng giải pháp mà họ triển khai. Đánh giá từ khách hàng cũ cũng là một yếu tố quan trọng để đo lường kinh nghiệm của đối tác. Ngoài ra, hãy xem xét định hướng phát triển của họ, khả năng cung cấp báo cáo tài chính, và trình độ chuyên môn của các kỹ thuật viên tham gia triển khai. Tất cả những yếu tố này sẽ thể hiện năng lực và đáng tin cậy của đối tác, và doanh nghiệp cần thận trọng trong quá trình lựa chọn.
Công ty BMS TECHNOLOGY là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai hệ thống ERP có tiếng tại thị trường Việt Nam chính là địa chỉ đáng để doanh nghiệp tin tưởng tìm đến. BMS TECHNOLOGY còn có được một đội ngũ kỹ sư chuyên ngành nhiệt huyết năng động, phong cách làm việc chuyên nghiệp am hiểu nhiều lĩnh vực khác nhau trong môi trường kinh doanh hiện nay. BMS luôn tự tin là một nhà cung ứng hệ thống ERP tốt nhất, một đơn vị tư vấn triển khai hệ thống ERP uy tín chất lượng và quan trọng hơn hết là phù hợp nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Việc triển khai hệ thống ERP cần một quá trình xây dựng kế hoạch, triển khai đầy đủ cùng với sự lựa chọn hoặc tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với mô hình doanh nghiệp. Để được tư vấn tận tình và hiệu quả, hãy liên hệ với BMS TECH.
- Địa chỉ: Tòa nhà JSC34, 164 Khuất Duy Tiến, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
- Hotline: 0963.523.434
